Organizacja i przeprowadzenie 7 edycji imprezy „Bieg Wolności w Ursusie” w ramach obchodów wolnych wyborów w Polsce.

  • Numer postępowania WSR/48/JSZ/2025
  • Typ postępowania Postępowanie wyłączone z PZP
  • Tryb udzielania zamówienia Zapytanie ofertowe otwarte

    Ogłoszenie

    Opis przedmiotu postępowania:
    Przedmiotem usługi jest:
    Organizacja i przeprowadzenie 7 edycji imprezy „Bieg Wolności w Ursusie”.

    Termin: 8 czerwca 2025 r.

    Miejsce: Start i meta zlokalizowany przy Urzędzie Dzielnicy Ursus m.st. Warszawy Plac Czerwca 1976 r. nr. 1
    Dystans: 1989 metrów
    Cel biegu: popularyzacja biegania jako najprostszej formy ruchu, aktywne spędzanie czasu wolnego, upamiętnienie wolnych wyborów w Polsce, promocja Dzielnicy Ursus
    Start: Proponowana godzina rozpoczecia11:00 (dokładna godzina do ustalenia z Zamawiającym)
    Uczestnicy: bez limitu wiekowego (osoby poniżej 18 roku życia zgoda rodzica lub opiekuna)
    Limit miejsc: 750 pakietów. Pakiety startowe są bezpłatne dla dzieci. Dorośli 15 zł za pakiet.

    Obowiązki Zleceniobiorcy:
    1. Wyznaczenie trasy biegu na dystansie 1989 metrów w pętli ze startem i metą zlokalizowanym przy Urzędzie Dzielnicy Ursus m.st. Warszawy Plac Czerwca 1976 r. nr 1
    2. przygotowanie i przeprowadzenie biegu
    3. Kategorie obowiązujące w biegu
    - generalna kobiet (OPEN)
    - generalna mężczyzn (OPEN)
    - najszybszy mieszkaniec dzielnicy Ursus
    - najszybsza mieszkanka dzielnicy Ursus
    - najmłodszy uczestnik biegu
    - najstarszy uczestnik biegu
    - najliczniejsza szkoła
    4. Przygotowanie szczegółowej koncepcji biegu, opracowanie regulaminu oraz innych niezbędnych dokumentów i formularzy dla uczestników m.in. Oświadczenia o braku przeciwskazań zdrowotnych do udziału w zawodach sportowych, zgoda rodziców na udział w biegu – w przypadku uczestników niepełnoletnich, upoważnienie do odbioru pakietu startowego przez inną osobę
    5. Zabezpieczenie i właściwe oznaczenie trasy: płotki wygradzające przy mecie i starcie, współpraca
    z podwykonawcami i służbami porządkowymi
    6. Ustawienie w miejscu startu/mety biegu bramy pneumatycznej. Na bramie musi znajdować się nazwa biegu. ( Urząd dysponuje bramą startową lub Zleceniobiorca może zaproponować swoją bramę)
    7. Zapewnienie nagłośnienia strefy startu/mety biegu oraz oprawy muzycznej wraz z opłaceniem stawki ZAIKS lub innej organizacji zgodnie z obowiązującymi przepisami za publiczne odtwarzanie muzyki
    8. Zapewnienie namiotów z przeznaczeniem na szatnię damską i męską każda przebieralnia
    o wymiarach 6x6 powinna być wydzielona osobno, posiadać odrębne wejście oraz miejsce do siedzenia.
    9. Zapewnienie depozytu dla uczestników biegu oraz jego obsługi. Zleceniodawca nie będzie odpowiadał za rzeczy pozostawione w depozycie lub przebieralni.
    10. Zabezpieczenie techniczne oraz prowadzenie pracy biura zawodów. Zleceniobiorca ma obowiązek zapewnić sprawną obsługę zawodników w biurze zawodów, gdzie będą wydawane pakiety startowe. Ilość osób obsługi musi być na tyle duża żeby zapewnić sprawne wydawanie pakietów bez dużych kolejek
    11. Zapewnienie nie mniej niż 8 sztuk toalet przenośnych typu TOI TOI dla uczestników imprezy
    w tym jednej przystosowanej dla osób niepełnosprawnych
    12. Zapewnienie stołów z ustawioną wodą pitną w kubkach dla 750 osób oraz obsługi biegu wydającej wody (nie można używać plastikowych kubeczków)
    13. Zabezpieczenie medyczne biegu poprzez zapewnienie zespołu medycznego (karetka pogotowia
    z kierowcą i zespołem składającym się z osób uprawnionych do udzielania kwalifikowanej pierwszej pomocy i jednej osoby z uprawnieniami ratownika medycznego. Służby medyczne muszą być w stałej łączności ze Zleceniobiorcą w celu szybkiego i sprawnego dotarcia do osób wymagających pomocy oraz dobrze znać trasę biegu
    14. Zapewnienie obsady sędziowskiej niezbędnej do przeprowadzenia zawodów
    15. Zapewnienie spikera prowadzącego zawody
    16. Nabór i przeszkolenie wolontariuszy pomagających przy organizacji imprezy
    17. Zapewnienie dodatkowych koszy na odpady oraz sprzątania w trakcie i po imprezie
    18. Zapewnienie odpowiedniej liczby pracowników i wolontariuszy, obsługi technicznej i porządkowej zapewniających w pełni sprawne przeprowadzenie imprezy
    19. Prowadzenie zapisów na bieg za pomocą formularza internetowego zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz informacji o ilości osób zapisanych i pozostałych miejscach wolnych
    20. Przestrzeganie ustalonych limitów zapisów
    21. Wykonanie numerów startowych odpornych na warunki atmosferyczne o wymiarach nie mniejszych niż A5 wraz z otworami do przytwierdzenia numeru do koszulki w każdym narożniku. Numery startowe muszą być opatrzone aktualnym logiem m.st. Warszawa a ich projekt musi być zatwierdzony przez Zleceniodawcę
    22. Wykonanie pomiaru czasu uczestników biegu za pomocą jednorazowych numerów startowych.
    23. Ustalenie i opracowanie końcowych klasyfikacji wyników uczestników zgodnych z regulaminem imprezy. Wyniki mierzonego czasu będą obejmować czas netto i brutto całego dystansu
    24. Niezwłoczną publikację wyników biegu na stronie internetowe. Opublikowane wyniki musza uwzględniać podział na przyjęte kategorie
    25. Zabezpieczenie namiotu przy starcie/mecie dla ekipy dokonującej pomiaru czasu.
    26. Publikowanie informacji o biegu na stronie facebook Bieg Wolności w Ursusie
    27. Przygotowanie plakatu imprezy w pionie i poziomie i dostarczenie do Dzielnicy Ursus w wersji elektronicznej.
    28. Przygotowanie kampanii reklamowej w mediach społecznościowych, grupach biegowych (zabezpieczenie kwoty 10 000,00 zł brutto)
    29. Wszystkie komunikaty musza być uzgadniane z Zamawiającym.
    30. Wykonanie dokumentacji fotograficznej imprezy w ilości nie mniejszej niż 100 zdjęć o rozdzielczości co najmniej 6 megapikseli
    31. Zamieszczenie zdjęć w dniu zakończenia biegu fotorelacji z imprezy na stronie internetowej oraz udostępnienie zdjęć Zleceniodawcy
    32. Zapewnienie dla każdego uczestnika pakietu startowego, w skład którego wejdzie:
    - numer startowy z chipem i agrafką
    - koszulka techniczna biegu z małym logiem biegu wolności na piersi i flagi Polski w poprzek koszulki
    - pamiątkowy medal rozdawany na mecie biegu (medal metalowy z wstążką)
    Zleceniobiorca ma obowiązek sprawnego wręczania medali na mecie w odpowiedniej od niej odległości. Dodatkowo w skład pakietu mogą wchodzić inne elementy, takie jak gadżety, upominki czy materiały promocyjne od partnerów i sponsorów imprezy
    33. Przygotowanie projektu graficznego na medalu dwustronnym ze wzorem odpowiadającym charakterowi i tematyce imprezy. Medale będą wyposażone we wstążki. Projekt medalu musi zostać zaakceptowany przez Zleceniodawcę.
    34. Zapewnienie statuetek
    - kategoria generalna mężczyzn I,II,III miejsce
    - kategoria generalna kobiet I,II,III miejsce
    - najszybszy mieszkaniec dzielnicy Ursus – I miejsce
    - najszybsza mieszkanka dzielnicy Ursus – I miejsce
    - Najmłodszy uczestnik biegu – I miejsce
    - Najstarszy uczestnik biegu – I miejsce
    - najliczniejsza szkoła – bon o wartości 1000,00 zł dla szkoły do wykorzystania na zakupy w sklepie sportowym.
    Wzory statuetek oraz napisów na statuetkach muszą być zaakceptowane przez Zleceniobiorcę.
    35. Wykonanie projektu organizacji ruchu i jej wdrożenia po uprzednim zatwierdzeniu w Urzędzie m.st. Warszawy - Biuro Zarządzania Ruch Drogowego ze względu na bieg odbywający się po drogach na terenie dzielnicy Ursus
    36. Zapewnienie zezwolenia na wykorzystanie dróg w sposób szczególny
    37. Ustawienie małej sceny/podestu w okolicy mety wraz z podium dla zwycięzców w celu przeprowadzenia dekoracji oraz banneru z logiem Biegu Wolności z tyłu podestu
    38. Na tydzień przed rozpoczęciem imprezy biegowej rozwieszenie informacji na trasie biegu
    z ostrzeżeniem o zamknięciu drogi na czas przeprowadzenia biegu. W szczególności poinformowanie mieszkańców okolicznych bloków (wspólnot, zarządów) o zamknięciu dróg
    39. Posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w związku z wykonywaną przez siebie działalnością na kwotę 200 000,00 zł (słownie: dwieście tysięcy złotych 00/100) oraz ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków.
    Rodzaj zamówienia:
    Usługi
    Szyfrowanie oferty:
    Nie
    Data składania wniosków/ofert/opracowań studialnych:
    2025-04-14 14:00
    Data otwarcia ofert/opracowań studialnych:
    2025-04-14 14:00
    Publikacja w strefie publicznej:
    2025-04-08
    Termin zakończenia postępowania:
    2025-04-17

    Dokumenty zamówienia

    Pobierz
    Nazwa Opis Data publikacji Rozmiar pliku
    Dane kontaktowe 2025-04-08 15:51 -
    icon Oswiadczenie.docx 2025-04-08 15:51 26 KB
    icon RODO_Kaluzula_informacyjna.pdf 2025-04-08 15:51 480 KB
    icon Wzór_Umowy_Bieg_Wolności_.doc 2025-04-08 15:51 127 KB
    icon Formularz_oferty_WSR_48_JSZ_2025.docx 2025-04-08 15:51 19 KB
    Pobierz

    Dokumenty udostępnione

    Nazwa Opis Data publikacji Rozmiar pliku
    icon Informacja z otwarcia ofert Informacje z otwarcia ofert 2025-04-14 14:31 -
    Powrót

    Klucz tooltipa:

    # PL:

    # EN:

    Wyszukiwarka

    WyczyśćSzukaj

    Wyszukiwarka kodów

    WyczyśćSzukaj
      Numer Nazwa