Kompleksowe przygotowanie i wykonanie programu świątecznego spotkania mieszkańców Żoliborza wraz z budową dekoracji świątecznej, strefy rozdawania choinek, strefy warsztatowej i aktywności ruchowej oraz przygotowaniem poczęstunku w dniu 13 grudnia 2025 r., w godzinach 12:00 – 18:00.

  • Numer postępowania UD-XVIII-WKU-RK.271.8.2025.AFO
  • Typ postępowania Postępowanie wyłączone z PZP - Tablica Ogłoszeń
  • Tryb udzielania zamówienia Zapytanie ofertowe otwarte

    Ogłoszenie

    Opis przedmiotu postępowania:
    Zapytanie ofertowe dotyczy:
    I Przygotowania strefy wydawania choinek dla mieszkańców dzielnicy:
    1) stworzenie strefy wydawania choinek, w tym dekorację miejsca;
    2) zapewnienie 300 sztuk choinek o wymiarach minimum 100 cm do maksimum 150 cm, ukorzenionych w donicach;
    3) zapewnienie 8 ok. 180-200 cm choinek obsadzonych w stabilnych stojakach lub donicach (donice obłożone estetycznie jutą). W razie potrzeby Wykonawca zapewni wywóz po zakończeniu wydarzenia.
    4) 8 łańcuchów świetlnych (białych w ciepłym odcieniu), spójnych kolorystycznie z innymi dekoracjami, do dekoracji ośmiu – ok. 2 metrowych drzewek. W ramach usługi Wykonawca ubierze drzewka w dekorację świetlną i rozstawi w miejscach wskazanych przez Zamawiającego;
    5) zapewnienie 3 osób do obsługi strefy.
    II Przygotowania strefy świątecznego (wigilijnego) poczęstunku na terenie dziedzińca Fortu Sokolnickiego (teren niezadaszony) dla minimum 250 osób wraz z przygotowaniem poczęstunku i obsługą, w tym:
    1) biały namiot o wymiarach, min 6 m x 3 m ze stołami cateringowymi wraz z czarnymi naciągami i drobnymi świątecznymi dekoracjami na stoły;
    2) w przypadku złej pogody (opadów śniegu/deszczu) namiot biały o wymiarach 4mx4m lub 3mx6m do konsumpcji poczęstunku;
    3) 10 stolików coctailowych z czarnymi naciągami i drobnymi świątecznymi dekoracjami na stoły;
    4) 5 parasoli grzewczych gazowych - w kształcie stożka/piramidy;
    5) oświetlenie w namiocie;
    6) obsługę kelnerską - minimum 4 osoby;
    7) bemary lub inne naczynia utrzymujące temperaturę potraw w warunkach zewnętrznych;
    8) naczynia: kubki, talerze, sztućce jednorazowe w ilości wystarczającej dla 300 osób (papierowe, ekologiczne);
    9) dodatkowe tace/bemar do wyłożenia pasztecików dostarczonych bezpłatnie od partnera wydarzenia;
    10) sprzątanie strefy gastronomicznej;
    11) menu na 300 osób (należy przedstawić wizualizację proponowanych potraw), w tym:
    a) barszcz czerwony,
    b) zupę grzybową,
    c) pierogi z kapustą i grzybami,
    d) pierogi ze szpinakiem,
    e) kapustę wigilijną z grzybami,
    f) kawę, herbatę tzw. „zimową” z pomarańczą, goździkami i cynamonem, gorącą czekoladę w ilości wystarczającej dla min. 400 osób; cukier i mleko do kawy i herbaty,
    g) kilka rodzajów domowych ciast (w tym: piernik, sernik, makowiec ) w ilości wystarczającej dla min. 300 osób,
    h) 2 ekspresy do kawy (typu bar kawowy) wraz z obsługą,
    i) 2 białe, wyprasowane obrusy (każdy o długości min. 2 m.),
    j) serwetki papierowe w kolorze srebrnym lub zielonym.
    III Przygotowanie stref atrakcji dla dzieci i dorosłych:
    1) strefa aktywności ruchowej dla dzieci w różnym wieku, np. snowtubing, pociąg świąteczny (wraz z agregatem jeśli będzie konieczny do realizacji) - szczegółowa koncepcja do własnej aranżacji (wymagana wizualizacja) - realizacja po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego;
    2) budowa strefy warsztatowej obejmującej zapewnienie i rozstawienie:
    a) stołów o wymiarach 180 cm x 74 cm z nakryciami/ceratkami świątecznymi o tematyce świątecznej (38 szt.),
    b) krzeseł (105 szt.),
    c) mobilnych wieszaków na ubrania z 80 haczykami (5 szt.);
    d) zapewniania przedłużaczy do warsztatów ok. 7 szt. z min. 5 gniazdkami;
    3) zapewnienie, montaż i demontaż wykładziny zabezpieczającej podłogę baletową o wymiarach 6 m x 10 m. (Minimalna specyfikacja: Skład wykładziny: Polipropylen; Grubość: 4,5 mm, Gramatura: 460 g/m2, Ognioodporność: CFL-s1. Niezbędne atesty.).
    4) zapewnienie ok. 40 poduszek do siedzenia dla dzieci podczas spektaklu w Forcie;
    5) zapewnienie 300 szt. czapek mikołajkowych o obwodzie nie mniejszym niż 60 cm i wysokości 40 cm;
    6) stworzenie strefy foto na otwartym powietrzu fotobudka 360 stopni plus akcesoria świąteczne;
    IV Przygotowanie strefy żoliborskich przedsiębiorców:
    1) namioty o wymiarach 2 m x 2 m w kolorze białym (6 szt.);
    2) stoły: 6 stołów cateringowych 180 cm x 74 cm z pokrowcami w kolorze czarnym lub ciemno zielonym;
    3) krzesła (12 szt.);
    4) oświetlenie;
    5) rozprowadzenie prądu do namiotów w celu podłączenia urządzeń elektrycznych plus najazdy w 3 przejściach;
    6) zainstalowanie grzybków grzewczych w każdym namiocie;
    7) ewentualne bieżące usuwanie śniegu z całego terenu wydarzenia przez ekipę sprzątającą oraz zabezpieczenie powierzchni przed poślizgnięciem przy pomocy posypki antypoślizgowej (wybór produktu musi zostać skonsultowany z Zamawiającym). Posypka powinna zostać usunięta w ramach sprzątania terenu po wydarzeniu.
    V Pozostałe wymagania zapytania:
    1) przygotowanie zewnętrznej i wewnętrznej dekoracji miejsc, w których odbywać się będzie wydarzenie, w tym:
    a) zainstalowanie listew LED lub reflektorów zewnętrznych w kolorystyce czerwony plus niebieski/ ew./ biały ciepły (do uzgodnienia);
    b) przygotowanie wizualizacji dekoracji świetlnej oraz innej drobnej dekoracji świątecznej w 5 pomieszczeniach;
    c) zakup i rozłożenie ciemnozielonej wykładziny targowej o wymiarach 6 m x 6 m w pomieszczeniu ze sceną (specyfikacja: Skład wykładziny: Polipropylen; Grubość: 4,5 mm, Gramatura: 460 g/m2, Ognioodporność: CFL-s1. Niezbędne atesty.).
    2) zakres usługi uwzględnia również:
    a) muzykę mechaniczną w tle (sprzęt i stworzenie listy świątecznych utworów podczas wydarzenia (oprócz czasu trwania koncertu) oraz koszty związane z opłatami ZAiKS,
    b) zapewnienie tłumacza języka migowego w celu wykonania tłumaczenia w Polskim Języku Migowym (zwanym dalej „PJM”) lub w Systemie Językowo-Migowym (zwanym dalej „SJM”), na żywo podczas całego wydarzenia;
    c) sprzątanie podczas trwania wydarzenia (minimum 2. osobowy patrol) oraz zapewnienie:
    o 4 estetycznych koszy zewnętrznych o pojemności 120 litrów, w tym dwa na dziedzińcu Fortu Sokolnickiego oraz po jednym w strefie aktywności ruchowych i strefie wydawania choinek.),
    o 5 estetycznych koszy o pojemności 70 litrów, przy stanowiskach warsztatowych wewnątrz Fortu Sokolnickiego oraz 2 kosze przy strefie gastro,
    o podstawienie kontenera na śmieci 1100 l- zmieszane.
    o bieżący serwis, uprzątnięcie terenu całego wydarzenia w tym koszy znajdujących się w przestrzeni (wraz z wywozem śmieci) po zakończeniu wydarzenia,
    o zapewnienie opieki medycznej (2-osobowy patrol), godz. 12:00-17:30,
    d) ochronę ppoż. w godz. 11:30-17:30, z firmy obsługującej podobny obiekt;
    e) przygotowanie terenu imprezy w tym: rozstawienie znaków drogowych informujących o zmianach w organizacji ruchu na 7 dni przed wydarzeniem, a także demontaż znaków i dostarczenie ich w wyznaczone miejsce w Forcie Sokolnickiego po zakończonym demontażu wydarzenia. Projekt czasowej zmiany ruchu oraz znaki zostaną udostępnione Wykonawcy w ustalonym terminie.
    f) transport 300 paczek dla dzieci, banerów, winderów, ścianki oraz innych drobnych przedmiotów wskazanych przez Zamawiającego - miejsce odebrania i odwiezienia ww. przedmiotów i pozostałych rzeczy wskazane zostanie przez Zamawiającego. Rzeczy należy odebrać i odwieźć w dniu 13 grudnia 2025 r. w godzinach 8.00-23.00. Transport rzeczy na terenie Dzielnicy Żoliborz.
    g) 2 zastawki sceniczne dwustronne/parawan do oddzielenia garderoby od korytarza. Wymiary: ok 1,30-1,5 m szerokości i 1,80-2,00 m wysokości.
    h) 1 zastawka/parawan dwustronny o wysokości ok. 2.20 m, szerokości ok. 2 m. do zasłonięcia wskazanej przestrzeni.
    i) 1 wysokie stojące lustro oraz 5 butelek 1,5 litrowych wody mineralnej do garderoby aktorów.
    VI Wizualizacja dekoracji przedstawiona przez oferenta musi uzyskać akceptację Zamawiającego.
    Od oferenta oczekujemy realizacji zadania zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia.
    VII Wykonawca przedstawi obowiązkowe ubezpieczenie OC na kwotę nie niższą niż 500 000 zł oraz wykupi na własny koszt ubezpieczenie NNW na sumę ubezpieczenia nie niższą niż 20 000 zł i przedstawi je w Urzędzie Dzielnicy Żoliborz. Ubezpieczenie Wykonawca dostarczy do Zamawiającego na maila: Zoliborz.WKU@um.warszawa.pl najpóźniej 2 dni przed imprezą.
    VIII Istnieje konieczność skoordynowania montaży i demontaży z innymi podmiotami.
    Miejsce realizacji: teren przed wejściem do Fortu Sokolnickiego na Żoliborzu, patio i pomieszczenia Fortu.
    Rodzaj zamówienia:
    Usługi
    Wartość progowa zamówienia:
    Postępowanie o udzielenie zamówienia wyłączonego z PZP
    Informacja:
    Nie
    Data składania ofert/opracowań studialnych:
    2025-11-27 16:00 (Pozostało: Minął termin składania wniosków / ofert)
    Adres www/e-mail, pod którym należy złożyć wnioski/oferty drogą elektroniczną (jeżeli dotyczy):
    Zoliborz.WKU@um.warszawa.pl
    Adres, pod którym należy złożyć oferty w formie papierowej (jeżeli dotyczy):
    Data otwarcia ofert/opracowań studialnych:
    --
    Miejsce otwarcia ofert (jeżeli dotyczy):
    Czy Zamawiający zamierza zastosować aukcję elektroniczną:
    Nie
    Publikacja w strefie publicznej:
    2025-11-14 16:10
    Termin zakończenia postępowania:
    --

    Pierwotne dokumenty zamówienia

    Pobierz
    Nazwa Opis Data publikacji Rozmiar pliku
    Dane kontaktowe 2025-11-14 16:10 -
    icon zaproszenie do składania ofert 2025- ostateczna.docx 2025-11-14 16:10 94 KB
    Pobierz

    Zmiana dokumentów zamówienia

    Pobierz
    Nazwa Opis Data publikacji Rozmiar pliku
    icon zaproszenie do składania ofert 2025- ostateczna.docx 2025-11-17 13:47 134 KB
    Pobierz
    Powrót

    Klucz tooltipa:

    # PL:

    # EN:

    Wyszukiwarka

    WyczyśćSzukaj

    Wyszukiwarka kodów

    WyczyśćSzukaj
      Numer Nazwa