Organizacja wydarzenia pn. „Wielkanocne spotkanie mieszkańców Żoliborza” w dniu 21 marca 2026 r.

  • Numer postępowania UD-XVIII-WKU-RK.271.1.2026.JZW
  • Typ postępowania Postępowanie wyłączone z PZP - Tablica Ogłoszeń
  • Tryb udzielania zamówienia Zapytanie ofertowe

    Ogłoszenie

    Opis przedmiotu postępowania:
    W dniu 21 marca 2026 r. Dzielnica Żoliborz m.st. Warszawy organizuje przedświąteczną imprezę pn. „Wielkanocne spotkanie mieszkańców Żoliborza”.
    Zapytanie ofertowe dotyczy:
    I. Opracowania szczegółowego scenariusza wydarzenia, przygotowania stref atrakcji dla dzieci i dorosłych w tym:
    1. Strefa warsztatowa oraz strefa aktywności dla dzieci i dorosłych:
    1) stworzenie strefy warsztatowej dla uczestników w różnym wieku, uwzględniającej zwyczaje związane z Wielkanocą – propozycje warsztatów (minimum 5 propozycji wraz z wizualizacją). Wykonawca odpowiada za zapewnienie wszystkich materiałów, produktów i akcesoriów oraz stołów i krzeseł potrzebnych do realizacji warsztatów tak, aby uczestnicy mieli możliwość aktywnego udziału w każdym z nich. Każdy warsztat będzie dostosowany do przyjęcia co najmniej 200 uczestników. Budowa strefy warsztatowej, obejmująca zapewnienie oraz rozstawienie:
    a) stołów o wymiarach nie mniejszych niż 180 cm x 74 cm z nakryciami/ceratkami o tematyce świątecznej/wielkanocnym lub w kolorach żółtym lub zielonym - dostosowanej do ilości uczestników poszczególnych warsztatów,
    b) krzeseł - dostosowanych do ilości uczestników poszczególnych warsztatów,
    c) mobilnych wieszaków na ubrania z 80 haczykami (5 szt.),
    d) przedłużaczy do warsztatów – w ilości wystarczającej do przeprowadzenia dla minimum 5 warsztatów, każdy z minimum z 5 gniazdkami,
    e) 5 estetycznych koszy o pojemności 70 litrów, przy stanowiskach warsztatowych wewnątrz Fortu Sokolnickiego oraz 2 kosze przy strefie gastro.
    2. Oferta powinna uwzględniać:
    1) sprzątanie podczas trwania imprezy (minimum dwuosobowy patrol) obejmujący:
    a) sprzątanie wewnątrz Fortu Sokolnickiego oraz na patio Fortu (wraz z wywozem do kontenera śmieci powstałych podczas całego wydarzenia, tj. spektaklu, animacji ruchowych, warsztatów i cateringu), w tym: rozpoczęcie sprzątania na minimum 1 godzinę przed rozpoczęciem Wydarzenia oraz zakończenie sprzątania najpóźniej do godz. 19:00,
    b) zapewnienie kontenera o pojemności na odpady zmieszane wraz z jego wywozem najpóźniej w dniu 22 marca br. (niedziela) do godziny 7.00;
    2) zapewnienie 40 sztuk poduszek do siedzenia dla dzieci podczas spektaklu,
    3) zapewnienie opieki medycznej w trakcie wydarzenia, tj. 2 - osobowy patrol pieszy z torbą medyczną w godz. 12:00-18:00;
    4) ochronę ppoż. w formie dyżuru ppoż., która będzie posiadała wymagane kwalifikacje i przeszkolenie zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz posiadającą doświadczenie w obsłudze podobnych obiektów. W ramach dyżuru ppoż. Wykonawca zapewnia w szczególności:
    a) stały nadzór nad przestrzeganiem zasad ochrony przeciwpożarowej na terenie obiektu,
    b) wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia, aby osoba pełniąca dyżur ppoż. posiadała: aktualne szkolenie ppoż. i BHP.
    5) ochronę wydarzenia:
    a) zapewnienie dwóch wykwalifikowanych pracowników ochrony w godzinach 12:00–18:00,
    b) zapewnienie czterech wykwalifikowanych pracowników ochrony w godzinach 15:00–17:30.
    6) zapewnienie muzyki mechanicznej w tle wraz z opłatami ZAiKS;
    7) koordynację montażu, demontażu w tym:
    a) zapewnienie gotowości do Wydarzenia minimum 1 godzina przed Wydarzeniem,
    b) rozstawienie stołów krzeseł oraz cerat,
    c) pomoc techniczna – 2 osoby, w przygotowaniu miejsca warsztatów organizowanych przez dwie żoliborskie instytucje.
    II. Przygotowanie strefy poczęstunku dla minimum 300 osób wraz z obsługą, w tym:
    1. w godzinach 12:00-15:00:
    1) kawa, gorąca czekolada do picia, herbata, cytryna, mleko, cukier (w tym ekspres ciśnieniowy do kawy) - w ilości wystarczającej do obsługi 300 osób;
    2) woda w butelkach szklanych o pojemności 0,33 l - 50 szt. niegazowana, 50 szt. gazowana oraz podawana w dzbankach szklanych – należy zabezpieczyć wodę w ilości wystarczającej dla 100 osób;
    2. w godzinach 15:00 – 18:00, catering w formie stołu szwedzkiego wraz z obsługą kelnerską:
    1) kawa, herbata, cytryna, mleko, cukier (w tym ekspres ciśnieniowy do kawy) - w ilości wystarczającej do obsługi 300 osób;
    2) ciasta w papilotkach (jedna porcja nie mniej niż 150g/os)- minimum 3 rodzaje, nawiązujące do tradycji wielkanocnych, np. baba wielkanocna, makowiec, sernik - w ilości wystarczającej dla 300 osób;
    2. Od Wykonawcy oczekuje się zapewnienia i dostarczenia w ramach zamówienia następujących elementów:
    1) zastawów do serwowania i konsumpcji – dzbanki, talerzyki, sztućce, szklanki, filiżanki, serwetki papierowe i inne elementy wyposażenia niezbędne do realizacji usługi cateringowej dla 300 osób (z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku);
    2) nakrycia stołów – obrusy materiałowe w kolorze białym w ilości dostosowanej do zapotrzebowania oraz liczby uczestników (tj. dla 300 osób);
    3) 10 stolików koktajlowych z naciągami i drobnymi świątecznymi dekoracjami na stoły;
    4) zapewnienie obsługi kelnerskiej posiadającej niezbędne kwalifikacje, w liczbie dostosowanej do obsługi 300 osób;
    5) serwisu sprzątającego podczas poczęstunku i po jego zakończeniu (zapewnienie wywozu śmieci powstałych podczas poczęstunku);
    6) uprzątnięcia miejsca wydarzenia przed i po jego zakończeniu;
    7) zapewnienie kontenera na odpady zmieszane wraz z jego wywozem najpóźniej do godz. 7:00 w dniu 22.03.2026 r. (niedziela).
    8) 3 ekspresy ciśnieniowe.
    9) dwa namioty białe o wymiarach, min 6 m x 3 m ze stołami cateringowymi wraz z czarnymi naciągami i drobnymi świątecznymi dekoracjami na stoły;
    10) namiot biały o wymiarach, min 6 m x 3 m.;
    11) w przypadku złej pogody (opadów deszczu) namiot biały o wymiarach 4mx4m lub 3mx6m do konsumpcji poczęstunku;
    III. Dekoracje świąteczne stref warsztatowej oraz cateringowej
    1. Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania, dostarczenia, montażu oraz demontażu dekoracji świątecznej związanej z Wielkanocą na terenie Fortu Sokolnickiego obejmującej w szczególności:
    1) strefę cateringową,
    2) strefy warsztatowe,
    3) strefy komunikacyjne bezpośrednio przyległe do ww. przestrzeni – w zakresie uzgodniony z Zamawiającym.
    2. Dekoracja strefy cateringowej:
    a) dekoracje muszą być spójne tematycznie z charakterem wydarzenia wielkanocnego.
    b) dekoracje stołów i bufetów powinny mieć charakter uzupełniający (np. stroiki, elementy wiosenne, pisanki, kompozycje kwiatowe), bez ograniczania przestrzeni serwisowej.
    3. Dekoracja strefy warsztatowej:
    a) dekoracje w strefach warsztatowych muszą:
    • być dostosowane do charakteru warsztatów wielkanocnych,
    • być bezpieczne dla uczestników, w tym dzieci.
    b) wykonawca może w ofercie uwzględnić elementy scenograficzne wspierające organizację warsztatów (np. tabliczki, oznaczenia, tło tematyczne), po uzgodnieniu z Zamawiającym.
    4. Harmonogram montażu i demontażu:
    a) montaż dekoracji nastąpi w dniu 21.03.2026 r., do godz. 11:00, zgodnie z harmonogramem uzgodnionym z Zamawiającym oraz administracją Fortu,
    b) demontaż dekoracji nastąpi po zakończeniu wydarzenia, do godziny 19:00, z zachowaniem zasad porządkowych obowiązujących w Forcie Sokolnickiego.
    5. Wykonawca zobowiązuje się pozostawić przestrzeń po demontażu w stanie uporządkowanym i niepogorszonym.
    IV. Oferta powinna uwzględnić także:
    a) wszelkie sprzęty do organizacji wydarzenia (namioty cateringowy, sprzęt cateringowy, stoły, dekoracje, oświetlenie, nagłośnienie/akustyk);
    b) harmonogram montażu i demontażu:
    • montaż dekoracja, strefy warsztatowej oraz cateringowej nastąpi w dniu 21.03.2026 r., do godz. 11:00, zgodnie z harmonogramem uzgodnionym z Zamawiającym oraz administracją Fortu,
    • demontaż dekoracji, strefy warsztatowej oraz cateringowej nastąpi po zakończeniu wydarzenia, do godziny 19:00, z zachowaniem zasad porządkowych obowiązujących w Forcie Sokolnickiego.
    • wykonawca zobowiązuje się pozostawić przestrzeń po demontażu w stanie uporządkowanym i niepogorszonym.
    c) transport;
    d) obsługę techniczną do montażu, demontażu, obsługi sprzętów i realizacji wydarzenia;
    e) obsługę cateringową;
    f) najazdy na kable;
    g) przedstawienie wizualizacji aranżacji miejsca wydarzenia oraz opisów i wizualizacji działań warsztatowych, spektaklu i cateringu;
    h) transport banerów, winderów, ścianki oraz innych drobnych przedmiotów wskazanych przez Zamawiającego - miejsce odebrania i odwiezienia ww. przedmiotów i pozostałych rzeczy wskazane zostanie przez Zamawiającego. Rzeczy należy odebrać i odwieźć w dniu 21 marca 2026 r. w godzinach 8.00-20.00. Transport rzeczy na terenie Dzielnicy Żoliborz.
    i) rozłożenie wykładziny w dwóch pomieszczeniach Fortu Sokolnickiego. Wykładzinę zapewnia Zamawiający;
    j) oraz inne koszty niewyszczególnione, a wynikające z całościowej obsługi wydarzenia,
    Rodzaj zamówienia:
    Usługi
    Wartość progowa zamówienia:
    Postępowanie o udzielenie zamówienia wyłączonego z PZP
    Informacja:
    Nie
    Data składania ofert/opracowań studialnych:
    2026-03-09 13:00 (Pozostało: Minął termin składania wniosków / ofert)
    Adres www/e-mail, pod którym należy złożyć wnioski/oferty drogą elektroniczną (jeżeli dotyczy):
    Zoliborz.WKU@um.warszawa.pl
    Adres, pod którym należy złożyć oferty w formie papierowej (jeżeli dotyczy):
    Data otwarcia ofert/opracowań studialnych:
    2026-03-09 13:00
    Miejsce otwarcia ofert (jeżeli dotyczy):
    Czy Zamawiający zamierza zastosować aukcję elektroniczną:
    Nie
    Publikacja w strefie publicznej:
    2026-03-02 13:41
    Termin zakończenia postępowania:
    --

    Pierwotne dokumenty zamówienia

    Pobierz
    Nazwa Opis Data publikacji Rozmiar pliku
    Dane kontaktowe 2026-03-02 13:41 -
    Pobierz

    Zmiana dokumentów zamówienia

    Pobierz
    Nazwa Opis Data publikacji Rozmiar pliku
    Dane kontaktowe 2026-03-03 10:26 -
    icon zaproszenie do składania ofert-poczęstunek Wielkanoc 2026-AFA — JZP-MŁP.doc 2026-03-03 10:26 232 KB
    Pobierz
    Powrót

    Klucz tooltipa:

    # PL:

    # EN:

    Wyszukiwarka

    WyczyśćSzukaj

    Wyszukiwarka kodów

    WyczyśćSzukaj
      Numer Nazwa